Soluzioni Srl necessitava di superare i limiti del precedente software gestionale per offrire ai propri clienti un’esperienza più fluida e potente. La sfida non era solo tecnologica, ma di processo: abbiamo analizzato a fondo i requisiti per progettare una web app capace di gestire la complessa matrice della sicurezza sul lavoro, migliorando drasticamente l’usabilità e introducendo automatismi intelligenti per il calcolo dei rischi e delle scadenze.

Il cuore di Forma è la capacità di replicare digitalmente la struttura organica delle aziende clienti. Il software permette una mappatura granulare: dalla creazione di anagrafiche aziendali alla definizione degli stabilimenti, ognuno con il proprio livello di rischio associato. All'interno di questi, i lavoratori vengono censiti e collegati a specifiche mansioni, codici di rischio e qualifiche. Questa gerarchia dati è la base su cui il sistema calcola automaticamente gli obblighi formativi.

Uno dei requisiti fondamentali era decentralizzare la gestione operativa mantenendo il controllo centrale. Abbiamo sviluppato un sistema avanzato di permessi (ACL) per i referenti aziendali e di stabilimento. Soluzioni può assegnare accessi in sola lettura o scrittura, permettendo ai propri clienti di gestire in autonomia il censimento dei lavoratori e il monitoraggio dello stato formativo, alleggerendo il carico di lavoro amministrativo e garantendo dati sempre aggiornati.

Inoltre, Soluzioni può gestire in autonomia i suoi utenti interni mappandoli come amministratori o standard (limitando quindi alcune funzionalità) e associandoli a una o più aziende clienti.

Il vero motore di Forma è l'automazione, gestita tramite una solida architettura tecnica. Quando avvengono modifiche critiche, come il cambio di mansioni di sicurezza o lo spostamento di un lavoratore in uno stabilimento con rischio diverso, il sistema reagisce istantaneamente ma senza bloccare l'interfaccia. Abbiamo implementato un sistema a code di messaggi che triggera job asincroni: questi processi lavorano in background per ricalcolare massivamente il fabbisogno formativo, aggiornare i corsi obbligatori e gestire i dati derivati, garantendo coerenza dei dati e performance elevate.

Per ottimizzare i tempi di data entry, abbiamo introdotto funzionalità di gestione massiva ("bulk actions"). Filtrando per corso e stabilimento, l'amministratore può selezionare gruppi di lavoratori e assegnare ore di formazione o completare corsi con un solo click. Il sistema gestisce con precisione anche i parziali, permettendo di caricare ore su singoli moduli, gestire le scadenze con reminder automatici e archiviare gli attestati digitali per ogni corso concluso.

Inoltre, è possibile tramite un template Excel, caricare massivamente i lavoratori all’interno di uno stabilimento.

Oltre all'azione utente, il sistema vive di vita propria grazie a processi schedulati regolarmente in background. Questi job aggiornano costantemente i dati tempo-dipendenti (scadenze, stati, alert su incroci qualifiche/attrezzature) e gestiscono il potente motore di reporting.

L'utente può configurare nel dettaglio quali report generare, quali dati includere e a chi inviarli: in base a queste impostazioni (frequenza e destinatari), il sistema lancia job automatici che generano excel dinamici e li inviano via mail, fungendo da promemoria proattivo sia per Soluzioni che per i clienti finali.