Il cliente necessitava di snellire la gestione degli ordini e delle conferme fornitore, intrappolata in un gestionale legacy rigido e complesso. La nostra soluzione non sostituisce l’ERP, ma lo potenzia: abbiamo progettato e sviluppato una web app che funge da interfaccia intelligente tra l'operatore e il database aziendale. Il risultato è un ecosistema fluido dove la UX moderna incontra la stabilità dei dati storici.

La sfida tecnica principale è stata far dialogare un'applicazione web moderna in cloud con l'infrastruttura on-premise del cliente. L'architettura prevede un backend che orchestra i flussi di dati: preleva le informazioni dal gestionale per la consultazione (listini, anagrafiche) e vi scrive i risultati finali (ordini confermati). Questo layer intermedio garantisce velocità di esecuzione senza intaccare le performance o la sicurezza del database originale.

Abbiamo eliminato la dispersione di ordini su caselle email multiple. Il sistema intercetta via IMAP i PDF inviati da clienti e fornitori e utilizza un motore AI OCR per estrarre i dati fondamentali. Gli operatori si trovano di fronte una dashboard pulita e organizzata, divisa tra Ordini Clienti e Conferme Fornitori, dove ogni documento è pronto per essere processato, offrendo una visione d'insieme immediata dello stato di avanzamento dei lavori.

L'interfaccia di dettaglio divide lo schermo in due: a sinistra i dati estratti, a destra il PDF originale per un riscontro visivo immediato. L'operatore può correggere l'OCR, aggiungere prodotti mancanti cercandoli nel DB e calcolare i prezzi in tempo reale. Il sistema applica automaticamente sconti e logiche di listino prelevate dall'ERP, evidenziando disallineamenti di prezzo o quantità e permettendo la gestione delle codifiche prodotto specifiche per ogni cliente.

Per il ciclo passivo, ALFA confronta i dati estratti dalla conferma d'ordine in PDF con gli ordini a fornitore aperti nel gestionale. Se il sistema non trova un match automatico, l'operatore può utilizzare una ricerca avanzata per associare il documento all'ordine corretto. Una volta validata la corrispondenza tra righe ordinate e confermate, l'ordine viene chiuso automaticamente nel gestionale legacy, risparmiando passaggi manuali e riducendo gli errori.

L'esperienza utente è disegnata per l'efficienza: supportiamo il multi-monitor permettendo di sganciare il visualizzatore PDF su un secondo schermo, mantenendolo sincronizzato in real-time con la lavorazione. Inoltre, un sistema di "locking" gestisce la concorrenza, impedendo a due utenti di lavorare lo stesso ordine simultaneamente. Sul lungo termine, il sistema apprende dalle correzioni degli utenti, aumentando il grado di confidenza dell'AI per arrivare, in futuro, ad un'automazione quasi totale dei processi ricorrenti.