Soluzioni Srl aveva l'esigenza di trasformare un processo manuale critico, basato su fogli Excel e cartelle server, in un ecosistema digitale efficiente. L'obiettivo era gestire la compliance documentale di clienti, fornitori e subappaltatori in ottica di sicurezza sul lavoro.

Abbiamo analizzato, progettato e sviluppato "GAIA": una web app complessa che semplifica la burocrazia e garantisce il controllo dei documenti per ogni fornitore in tempo reale.

Il cuore del sistema è una dashboard intuitiva progettata per offrire una visione immediata dello stato di salute della compliance documentale. Abbiamo sviluppato un sistema di widget che aggrega i dati in tempo reale: documenti da caricare, in attesa di validazione, in scadenza o scaduti.

La funzionalità di validazione permette agli amministratori di approvare i file caricati dai fornitori o direttamente dagli amministratori stessi e impostare le date di scadenza, attivando automaticamente il sistema di notifiche e alert che abbiamo ingegnerizzato nel backend per prevenire vuoti normativi.

Dimenticando la staticità dei vecchi server, GAIA offre una lista documenti dinamica. Tramite un sistema CRUD, è possibile configurare quali sono i tipi di documenti che poi possono essere usati in fase di creazione del Cliente.

Una volta configurati, all’interno del fornitore l'interfaccia mostra chiaramente lo stato di ogni documento (sia aziendale che del singolo lavoratore), utilizzando un codice colore semaforico e di label specifiche per una lettura immediata dello stato. Questo permette di gestire la gerarchia documentale complessa tra Clienti, Fornitori e Sub-appaltatori in un unico ambiente condiviso.

Abbiamo progettato un flusso di creazione avanzato che va oltre la semplice anagrafica. In questa fase, il fornitore viene associato a uno o più Clienti, definendo puntualmente quali set documentali sono richiesti per ciascun incarico.

Il sistema gestisce anche la complessità dei sub-appalti (se abilitato sul fornitore stesso): è possibile collegare fornitori terzi a specifici clienti, impostando i relativi requisiti di conformità.

Infine, la granularità dei permessi permette di configurare l'accesso al portale (sola lettura o operativo per il caricamento autonomo) e di impostare automatismi per l'invio di report email periodici sullo stato della documentazione.

Per alleggerire il carico di lavoro amministrativo, abbiamo progettato un accesso profilato dedicato ai fornitori. Questi ultimi diventano parte attiva del processo: possono accedere alla piattaforma, oltre che per visualizzare lo stato di ogni singolo documento, per caricare i documenti richiesti dal cliente e gestire i propri sub-appalti.

La UX è stata studiata per guidare il fornitore nel caricamento corretto dei file, riducendo gli errori e velocizzando i tempi di approvazione da parte di Soluzioni Srl.

Il vero valore aggiunto di GAIA si manifesta al varco d'ingresso. Abbiamo sviluppato un modulo specifico "Tablet-First" per le reception, ottimizzato per l'uso touch.

L'operatore accede con credenziali dedicate alla funzionalità (non visualizza tutto il portale), cerca il lavoratore e il sistema interroga il database in tempo reale: se i documenti del lavoratore e quelli della sua azienda sono validi, restituisce un feedback visivo e sonoro di "OK", registrando l'orario di entrata. In caso contrario, blocca l'accesso.

Parallelamente, una vista desktop permette al Cliente di consultare lo storico completo degli ingressi e delle uscite, garantendo tracciabilità totale dei presenti in stabilimento.